Så skapar du ett anställningsavtal med hjälp av en smart mall

Jobbar du med personalfrågor och arbetar du för en medelstor till stor organisation? Då ägnar du säkert en hel del tid åt att skapa anställningskontrakt och andra personalrelaterade dokument. Hur tar du dig igenom högarna av papper så snabbt som möjligt så att du kan fokusera på den mänskliga aspekten av ditt fantastiska yrke? Låt oss berätta om vår smarta lösning.

Om du arbetar på en HR-avdelning eller med personalfrågor inom en medelstor eller stor organisation har du utan tvekan att göra med alla dokument som rör er personal. Kontrakt för nya medarbetare, förlängning av tidsbegränsad anställning, meddelanden om uppsägning, semesterhantering, osv. Det handlar ofta om standarddokument med fasta klausuler, standardtexter och företagsuppgifter, allt uppklätt enligt er grafiska profil.

Trots det är dessa dokument allt annat än standard eftersom de handlar om människor. Så även om du skapar flera anställningskontrakt i ett svep är det trevligt för din nya kollega Tim att få ett kontrakt med sitt eget namn. Det är också bra att tänka på att vissa saker kan skilja sig åt mellan arbetstagare, till exempel lönen (det är väl kanske det första Tim tittar på) och andra arbetsvillkor såsom semesterdagar och om det ingår en företagsbil.

Standardiserat men ändå personligt

Tappar du modet när du tänker på allt arbete som krävs för att skapa alla dokument? Då har vi goda nyheter, för det finns nämligen en programvarulösning som gör en hel del av jobbet åt dig. Lösningen på detta (om vi får säga det själva) heter SmartDocuments. Med SmartDocuments skapar du enkelt skräddarsydda dokument med hjälp av smarta mallar. Det gör det enkelt att skapa HR-dokument.

Grunden: en smart mall

Med SmartDocuments skapar ni smarta dokumentmallar. Det gör ni genom att skapa mallar i vår SmartEditor med dess verktygslåda och byggmaterial. I mallen kan ni infoga uppgifter om företaget och den anställde, hänvisningar till en företagspolicy eller ett kollektivavtal och villkor såsom semesterdagar. Ni kan även skapa frågor, svarsalternativ och hjälptexter som vägleder dokumentskaparen. Varje dokument som sedan skapas utifrån mallen får korrekt innehåll och korrekt layout enligt er grafiska profil. Det kommer att se kanonsnyggt ut.

Anpassade HR-dokument

När mallen är klar kan du skapa ett dokument med hjälp av vår SmartWizard där du svarar på de frågor som er mallkonstruktör la in i mallen. Det kan handla om till exempel förnamn, efternamn, det datum då anställningen påbörjas, lön, osv. Svaren infogas därefter på rätt plats i det dokument som skapas. En annan smart grej: SmartDocuments kan automatiskt hämta data ur HR-systemet och infoga i dokumentet. Detta minskar avsevärt risken för manuella fel.

Med en enda knapptryckning skapas det personliga anställningsavtalet som en PDF. Efter att ha undertecknat avtalet (digitalt) kan Tim officiellt påbörja sin tjänst hos er.

I vårt längre inlägg kan du läsa om alla fördelar med vår programvara för dokumentskapande. Där har vi utgått från exemplet med anställningsavtal, vilket kan vara intressant för dig.