Hur en smart mall säkerställer att ni automatiskt skapar digitalt tillgänglighetsanpassade dokument
Om du arbetar i offentlig sektor och sysslar med att skicka ut digitala dokument kanske du är bekant med digital tillgänglighet? Hur säkerställer ni att informationen som ni skickar till målgruppen är tillgänglig för alla? Hur skapar man digitalt tillgänglighetsanpassade dokument på ett effektivt sätt? Vi på SmartDocuments har lösningen.
Vad är digital tillgänglighet?
När en onlinemiljö är tillgänglig kan alla ta till sig den; detta inkluderar till exempel besökare med syn- eller hörselnedsättningar. Digital tillgänglighet gäller alla typer av digitalt innehåll, från mjukvara till PDF-filer och webbsidor. I allt fler länder blir nu dokumenttillgänglighet ett lagkrav. Det kan innebära att alla digitala dokument som din organisation tillhandahåller för utomstående måste vara tillgängliga för alla.
Verktyg för kontroll av digital tillgänglighet?
Numera erbjuds ett mängd verktyg som kontrollerar om dokumentet du skapat är digitalt tillgängligt. Men kan en dator bedöma om något verkligen är tillgängligt? Ja, de kan granska dokumentet utifrån fastställda riktlinjer, men mänsklig granskning krävs fortfarande. Varför? Vi förklarar genom att ge ett exempel.
En del av riktlinjerna för digital tillgänglighet är att det ska finnas en beskrivning av bilder (den så kallade alt-texten). Denna beskrivning ska låta en person som inte kan se bilden, fortfarande förstå vad den föreställer, eller om bilden bara är dekorativ och inte har någon funktion. Ett verktyg för digital tillgänglighet kan kontrollera om varje bild i dokumentet har en alt-text, men verktyget kan inte bedöma om beskrivningen är korrekt och fullständig. Även om man arbetar med ett AI-drivet verktyg som kan känna igen att till exempel en fågel är avbildad, så vet inte verktyget om det är av särskild betydelse att bara fågeln, eller även fågelarten namnges. Eller kanske båda är irrelevanta, det viktiga är den snöiga grenen som fågeln sitter på. Med ett sådant verktyg måste du fortfarande manuellt kontrollera att alla delar av dokumentet är korrekt inställda, visade och beskrivna.
Tillgängliga dokument som inte kräver granskning
Betyder detta att det inte finns något sätt att effektivt skapa digitalt tillgängliga dokument? Vi på SmartDocuments tror att det finns. Effektivt dokumentskapande börjar med en välbyggd smart dokumentmall. Genom att i förväg konfigurera mallen enligt riktlinjerna för tillgänglighet, behöver du inte kontrollera varje dokument i efterhand. Hur fungerar det?
SmartDocuments är en mjukvarulösning för dokumentskapande som bygger på smarta mallar. Med vår programvara hanterar ni er grafiska profil samt innehåll i en central plattform och skapar automatiskt dokument baserade på förinställda mallar. Kundanpassat innehåll (som adressering) läggs in i dokumentet av slutanvändaren med hjälp av en dialogskärm, eller automatiseras helt med XML eller JSON.
Dessa förinställda dokumentmallar är lösningen! Om ni ställer in mallarna på sådant sätt att de är digitalt tillgängliga, kommer varje dokument som ni skapar baserade på dessa mallar, direkt att vara det!
En korrekt anpassad mall, tusentals tillgängliga dokument
När ni skapar en mall gör ni det enligt riktlinjerna för digitalt tillgänglighetsanpassade dokument. Är avståndet korrekt? Har bilden som ligger i mallen rätt beskrivning? Är all information läsbar för en digital uppläsare? Ja, den här metoden kräver en del ansträngning i förväg, men det sparar massor av arbete efteråt. En liten ansträngning av en mallkonstruktör, sparar massor av tid för alla de anställda som skapar tusentals dokument utifrån den mallen. Vi är säkra på att du håller med om att det är en väl värd investering.
Genom att göra rätt grundinställningar och hantera innehåll och grafisk profil på ett ställe kan ni snabbt, enkelt och automatiskt generera digitalt tillgänglighetsanpassade dokument. Kontakta oss för att lära dig mer.
