Aan de slag met digitaal toegankelijke documenten

Wanneer je aan de slag gaat met digitale toegankelijkheid, ga je vroeg of laat ook aan de slag met alle digitale documenten van je organisatie. Je wil ervoor zorgen dat de informatie die je via documenten aanbiedt, voor elke ontvanger waarneembaar is. Hoe pak je deze transformatie als organisatie aan?  

Op allerlei niveaus zijn we steeds meer bezig met digitale communicatie, dat geldt ook voor organisaties. En hoewel het woord ‘document’ nog vaak doet denken aan een papieren exemplaar, stappen we ook voor documenten steeds vaker over op digitale versies.  

Een cruciaal aspect van digitale communicatie is toegankelijkheid. Toegankelijkheid draagt bij aan het bedienen van een breder publiek en is daarnaast een eis vanuit de wet- en regelgeving in Nederland. We vinden het belangrijk dat de informatie die online wordt aangeboden, beschikbaar is voor elk individu, of dat nou via een website of een digitaal document via e-mail of de Berichtenbox is. Bij SmartDocuments weten we alles van documenten. In deze blog helpen we jou en je organisatie op weg om aan de slag te gaan met digitaal toegankelijke documenten. 

Eerst nog even dit: Voordat je aan de slag gaat met het transformeren van documenten, is het belangrijk dat iedere werknemer van je organisatie inziet wat het belang is van digitale toegankelijkheid. Elke werknemer speelt namelijk een rol in het creëren van een toegankelijke omgeving; denk aan communicatiemedewerkers die de huisstijl beheren, applicatieontwikkelaars die een digitaal formulier inrichten of besluitvormers die draagvlak bevorderen. Zorg daarom dat de benodigde verandering wordt gedragen en ondersteund door de gehele organisatie. 

Wanneer je de documenten die jouw organisatie verstuurt wil omzetten naar een digitaal toegankelijke versie, inventariseer dan eerst welke documenten jouw organisatie aanbiedt aan jullie doelgroep. Stel dat je bij een overheidsorganisatie werkt, dan inventariseer je dus bijvoorbeeld welke brieven aan burgers worden verzonden. Door dit te doen, krijg je een idee van de omvang van het project. Kijk ook alvast naar hoe vaak elke brief wordt verstuurd. Dit is in een later stadium een handig hulpmiddel bij het bepalen van de prioriteit. 

Vervolgens stel je een basissjabloon vast voor al dit soort documenten. Dit documentsjabloon moet voldoen aan de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid. Soms vraagt dit om een huisstijlaanpassing, maar wees gerust: bij onze klanten zijn we tot nu toe nog geen huisstijl tegengekomen die met een paar kleine aanpassingen niet digitaal toegankelijk te maken was.  

Het digitaal toegankelijke documentsjabloon is een handige mal waar alle inhoud van je brieven en documenten straks in verwerkt wordt. Bij SmartDocuments standaardiseren we dit proces met slimme sjablonen. In onze blog ‘Hoe je met het juiste sjabloon digitaal toegankelijke documenten maakt’ lees je hoe dat werkt. Een korte samenvatting? Door op één plek de instellingen goed te zetten en de content en huisstijl te beheren, kun je op basis van deze slimme sjablonen digitaal toegankelijke documenten maken. 

Ook wanneer je werkt met slimme sjablonen in SmartDocuments, vraagt het digitaal toegankelijk maken van documenten wat toewijding en inspanning. Omdat het wél belangrijk is dat organisaties deze transformatie maken, moedigen we je aan om gewoon te beginnen. Doe dat op een slimme manier met de eerder besproken inventarisatie en standaardisatie, maar werk het vervolgens stap voor stap (documentsjabloon voor documentsjabloon) uit. Dat kan bijvoorbeeld op basis van de gebruiksfrequentie en prioriteit. Met het uitgangspunt dat elk toegankelijk document er één is, is elke verbetering mooi meegenomen. 

Bij SmartDocuments zetten we ons in voor digitale documenten die toegankelijk zijn. We ondersteunen organisaties om hetzelfde te doen met advies, training en slimme software. Meer weten? Neem contact met ons op!