Duplo för vuxna: SmartDocuments byggstenar

Nytt år, ny fräsch grafisk profil! Företagets färger har fått nya toner och ni har fått ett modernt typsnitt och en logotyp som ligger mer i tiden. Jättebra, men vem ska föra in allt det här i företagets hundratals dokumentmallar? Jo, mallskaparen, som redan långsamt börjar att tappa modet. (Jaså, är det du som är mallskaparen? Lycka till, du kommer att behöva det.)

Att ta fram en ny grafisk profil är en riktig utmaning och innebär också en hel del jobb. Den grafiska profilen är på många sätt integrerad i företagets olika typer av kommunikation. Du hittar profilelement i all utgående kommunikation: texter i ett visst typsnitt, färgen i sidhuvudet, logotypen, en text som länkar till en specifik webbplats etc. Alla dessa element måste anpassas i den dokumentmall som används för utgående kommunikation.

Ändra dokumentmallar

En dokumentmall gör det lite enklare att skapa standarddokument. Men när man byter grafisk profil måste alla dessa mallar anpassas, vilket är en ”liten” ändring som kan ta mycket tid. Om det handlar om ett tiotal dokumentmallar går det jättebra att göra det manuellt, men om det rör sig om tiotals eller till och med hundratals mallar har du mycket jobb framför dig. Ett slöseri med tid och ett själsdödande arbete. Och vad sägs om en standardtext i den utgående kommunikationen som behöver justeras varje år? Varje år måste man gå igenom mallarna på nytt. Hellre du än jag...

Arbeta med byggstenar i dokumentmallar

Kommer du ihåg hur det var att leka med duplo dagarna i ända? Det var tider det. De färgglada byggklossarna var många barns bästa vän och man skapade snabbt fantastiska konstverk. Nu ligger dagarna med duplo bakom oss men byggstenarna kan förgylla ditt liv även i vuxen ålder. SmartDocuments byggstenar gör i vart fall livet mycket enklare för våra mallskapare.

Vad är då en byggsten? Jo, utan tvekan alla mallskapares bästa vän! En byggsten är ett standardelement som du kan använda i flera dokumentmallar. Exempel på standardelement är en klausul, en namnteckning, en logotyp och en standardtext. De är alla exempel på sådana delar som du helst inte vill behöva skapa på nytt varje gång. Ett standardelement (en byggsten) skapas en gång och förs därefter in i alla relevanta dokumentmallar.

Vad kan man göra med byggstenarna?

Genom att skapa en byggsten av dokumentdelar som förekommer ofta kan du arbeta mer effektivt. Tänk till exempel på en standardtext som ska infogas i all utgående kommunikation. När texten sparas som en byggsten behöver du bara infoga byggstenen i en ny dokumentmall. Texten förs då automatiskt in i det dokument som ska skapas. Och om något i standardtexten ändras behöver du bara anpassa själva byggstenen och behöver inte ändra något i mallarna. Samma sak gäller för logotypen. När den ändras behöver ni bara anpassa den byggsten som innehåller logotypen. Varje dokumentmall där denna byggsten används (förmodligen alla) förses då med den nya logotypen och varje dokument sänds på så sätt ut med den nya logotypen. Byggstenar innebär alltså att standardelement enkelt kan infogas i en mall och att ändringar snabbt kan göras i alla dokumentmallar.

Fördelarna med att arbeta med byggstenar

Vi vet att det är en självklarhet, men genom att arbeta med byggstenar sparar du massor av tid. Att anpassa hundratals dokumentmallar samtidigt i ett enda steg – det blir inte mer effektivt. Självklart är byggstenar också perfekta att använda när du tar fram nya dokumentmallar. Genom att använda standardelement har du grunden färdig på nolltid. Du behöver inte längre sitta och skriva samma text och infoga logotypen gång på gång. Dessutom minskar ni risken för att fel inträffar vid dokumentskapandet.