Med SmartDocuments versionshantering sparas alla versioner av alla dokumentmallar

Praktikanten Erik kommer under de kommande månaderna att hjälpa dig att skapa och anpassa mallarna. Det är på din avdelning det händer, eller ja, det är där de mest finurliga dokumentmallarna skapas. Erik är dessutom väldigt entusiastisk och du är bara glad över ett par extra händer. Tills det visar sig att Eriks kompetens inte riktigt motsvarar hans entusiasm. Nu är du glad över SmartDocuments versionshantering…

Så funkar versionshanteringen

Med SmartControls versionshantering sparas alla versioner av dina mallar, med markerade ändringar, och du kan när som helst återställa en äldre version. Ändringskommentarer gör att ni snabbt och enkelt ser vad som har ändrats från en version till en annan, vilket kanske framför allt är praktiskt om ni är flera personer som jobbar på samma mall. Dessutom är det ännu mer hjälpsamt när praktikanten Erik gör kreativa ändringar i en av era viktigaste mallar. 

Fördelarna med versionshantering

• Återställa ändringarHar du gjort några, i dina ögon, välbehövliga ändringar i en befintlig mall men det visar sig att dina kollegor inte riktigt uppskattar det du har gjort? Då vill du kanske återställa ändringarna och det är inga problem. Med bara några knapptryckningar återställer du mallen till en tidigare version. På så sätt ser du till att dina kollegor får tillbaka den mall som de är bekanta med.

• Utbilda mallskapareHur var det nu med den överentusiastiske praktikanten Erik? Tack vare versionshanteringen kan du tryggt lära nya kollegor eller egensinniga praktikanter alla knep på området, utan att de för all framtid förstör dina omsorgsfullt konstruerade mallar på en enda eftermiddag. Då behöver du inte börja kallsvettas om din överentusiastiska praktikant har tagit i lite väl mycket och på eget bevåg kastat om hela mallen. Du kan lugnt låta dem öva även på mallar i produktion. Var bara lugn, den tidigare versionen tar du fram igen på nolltid.

Du hittar den skyldige direkt

Med hjälp av versionshanteringen kan du förutom att återställa ändringar också se vem som har gjort ändringarna (ifall ni är flera mallkonstruktörer), samt vilket datum och vilken tid ändringarna gjordes. Detta gäller inte bara själva huvudmallen, utan även samtliga mallobjekt i SmartDocuments – sidhuvud/sidfot-mall samt byggstensmallar. På så sätt vet du vem du måste prata med när det har gjorts en felaktig ändring för att förhindra att det inträffar igen.

Lägga till anteckningar i en ny version

Du kan lägga till kommentarer när du checkar in en ny mallversion. Här kan du beskriva vad du har ändrat och varför. Vill du att alla ska göra det? Då ställer systemförvaltaren in att det är obligatoriskt att lämna en kommentar. Busenkelt. Lite ansvar har aldrig skadat någon och det är förstås bra med transparens.

Försiktighetsåtgärder vid mallskapande

Det är alltid bättre att vara på den säkra sidan. Det är inte för inte som man säger så. Det är jättebra att man alltid kan gå tillbaka till en äldre version av mallen, men det betyder väl inte att alla ska kunna skapa SmartDocumentsmallar hur som helst? Som systemförvaltare kan du bestämma vilka som ska vara mallkonstruktörer och ha vilka behörigheter till en viss mallgrupp. Genom att tilldela behörigheter hindrar du till exempel Erik från att för skojs skull skapa oordning bland mallarna på styrelsenivå.